Afspraken over uw bewaarplicht

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht uw administratie zeven jaar te bewaren. Soms geldt zelfs een langere fiscale bewaartermijn, maar wist u dat u met de Belastingdienst ook afspraken kunt maken over een kortere bewaartermijn?

Fiscale bewaarplicht
Hoe lang u de administratie moet bewaren hangt af van het belang dat de Belastingdienst hecht aan de verschillende onderdelen van de administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Deze moet u in ieder geval zeven jaar bewaren. Denk aan het grootboek en de voorraad-, crediteuren-, debiteuren-, inkoop-, verkoop- en loonadministratie. Deze bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Besluit u om digitale bestanden in een andere vorm te gaan bewaren, dan stelt de Belastingdienst hieraan bijzondere eisen.

Let op! In verband met de btw-herzieningstermijn moet u de gegevens van onroerende zaken, zoals bijvoorbeeld het bedrijfspand, tien jaar bewaren.

Afspraken met de Belastingdienst
Het is mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over een kortere bewaartermijn dan zeven jaar. Dat kan alleen voor zover het overige gegevens betreft. Ook is het mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over welke gegevens u nu precies moet bewaren, tot op welk detailniveau en in welke vorm. Met name in de volgende situaties is het maken van afspraken belangrijk:

1. bij een faillissement;
2. bij het staken van een onderneming;
3. na een belastingcontrole.

Tip: De Belastingdienst legt de afspraken die met u worden gemaakt over een kortere bewaartermijn, de vorm waarin u gegevens bewaart en/of het detailniveau schriftelijk vast. Zo weet u precies hoe lang en op welke manier u bepaalde zaken moet bewaren.