Een factuur is zo gemaakt…toch?

Facturen zijn de basis voor uw omzet en de berekening van de BTW. De belastingdienst gebruikt uw facturen om te bepalen hoeveel BTW u moet betalen. Daarom zijn er wettelijke eisen aan wat u op een factuur zet, wanneer u ze verstuurt en aan wie.

Op de factuur dienen ten minste de volgende gegevens vermeld te worden:

• de factuurdatum
• een uniek factuurnummer (nummer uw facturen doorlopend en opeenvolgend)
• uw BTW-nummer
• uw Kamer van Koophandel-nummer
• naam en adres van uw bedrijf
• naam en adres van uw klant
• de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of diensten
• de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan als die anders is dan de factuurdatum
• de prijs exclusief BTW 
• het te betalen bedrag aan BTW
• het bedrag inclusief BTW.

Van elke factuur die u verstuurt, moet u een kopie bewaren in uw administratie.

Facturen met BTW verlegd

In sommige gevallen kan het voorkomen dat u dient te factureren met de verleggingsregeling. De verleggingsregeling houdt in dat niet u de BTW afdraagt over de factuur die u stuurt, maar dat de afnemer van uw goederen of diensten deze BTW moet afdragen. De verleggingsregeling komt u o.a. in de bouw tegen en bij leveringen en diensten naar een ondernemer die is gevestigd in een ander EU-land. Toepassing van de verleggingsregeling moet u dan nadrukkelijk vermelden met de regel “BTW verlegd”. Tevens bent u verplicht het BTW-identificatienummer van de afnemer op de factuur te vermelden.

BTW-nummer van buitenlandse klant
Als u levert aan een ondernemer uit een andere lidstaat van de EU, dan vermeldt u op uw factuur ook het BTW-nummer van uw klant. Soms geldt er een regeling waarbij uw klant de BTW in zijn land afdraagt. Vermeld dat dan ook op uw factuur.

Wanneer moet ik de factuur versturen?
U moet uw factuur versturen voor de 15e van de maand ná de maand waarin u uw product of dienst heeft geleverd. Bijvoorbeeld: u geeft op 23 juni een bedrijfstraining, dan verstuurt u de factuur uiterlijk 15 juli.

Aan wie stuur ik een factuur?
Voor particulieren bent u niet verplicht een factuur te maken, bijvoorbeeld als iemand bij u in de winkel een jurk koopt. Zijn uw klanten andere ondernemers, dan moet u wel een factuur uitreiken.