Fiscale behandeling reiskosten medische sector

Onbelaste reiskostenvergoeding

Voor reizen met een eigen vervoermiddel kan fiscaal maximaal € 0,19 per kilometer vergoed worden. Dit bedrag betreft een vergoeding voor alle kosten van eigen vervoer. Dit betekent dat ook parkeerkosten, tolgelden en veerkosten in dit bedrag begrepen zijn.

Tip: Wordt gereisd met openbaar vervoer dan gelden andere regels. In dat geval kunnen de openbaarvervoerskosten volledig vergoed worden. Het is dan wel noodzakelijk om de vervoersbewijzen te bewaren.

Belaste reiskostenvergoeding

Wordt meer vergoed dan € 0,19 per kilometer voor reizen met een eigen vervoermiddel dan is dit meerdere individueel belast bij de werknemers. Onder voorwaarden is het misschien mogelijk dit meerdere onbelast te vergoeden. Hiertoe moet het meerdere worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Het meerdere is dan onbelast  als dit samen met alle overige aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet hoger is dan 1,2% van de totale fiscale loonsom. Blijft u niet binnen deze vrije ruimte van 1,2%, dan is de overschrijding van de vrije ruimte belast tegen 80% eindheffing.

Let op! Om te kunnen vaststellen in hoeverre de € 0,19 per kilometer wordt overschreden zal de werkgever voor iedere werknemer per betalingstijdvak het aantal kilometers moeten bijhouden. Vervolgens dient een vergelijking plaats te vinden tussen de verstrekte vergoeding op basis van de cao en de fiscaal maximaal onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer.

Voorbeeld

Een thuiszorgmedewerkster legt in een maand met eigen vervoer 500 kilometer af voor bezoek aan cliënten. Zij heeft in deze maand 15 dagen gewerkt, zodat sprake is van 150 kilometers die vallen binnen de eerste 10 kilometer op een dag. Daarnaast heeft zij € 50 voor parkeerkosten betaald.

Ingevolge de cao heeft deze medewerkster per dag recht op € 0,15 netto per kilometer voor de eerste 10 kilometer en € 0,27 cent daarboven. Daarnaast heeft zij recht op volledige vergoeding van de parkeerkosten.

De medewerkster heeft daarom recht op een netto-vergoeding van € 167 (150* € 0,15 + 350 * € 0,27 + € 50). Fiscaal onbelast is een vergoeding van € 95 (500 * € 0,19) mogelijk.

De werkgever kan het meerdere van € 72 (€ 167 - € 95) aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. In dat geval betaalt de werkgever - als samen met alle overige aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de vrije ruimte van 1,2% wordt overschreden - 80% eindheffing. Wijst de werkgever dit meerdere niet aan als eindheffingsbestanddeel dan moet de werkgever meer uitkeren om uiteindelijk te komen tot een bedrag van € 72 netto. Hoeveel hoger dit bedrag is, is afhankelijk van het loon van de medewerkster. Hoe hoger het loon, des te hoger is het tarief. Daarnaast zal in veel gevallen over het meerdere premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn.

Let op! Welke variant in uw situatie de voorkeur verdient hangt volledig af van de feiten en omstandigheden. Overleg daarom met uw adviseur of het aanwijzen als eindheffingsbestanddeel dan wel het individueel belasten de voorkeur geniet en maak hierin een bewuste keuze!