Gemengde kosten in vrije ruimte WKR beperkt aftrekbaar?

Als u als werkgever zaken vergoedt (u betaalt de kosten van bijvoorbeeld een laptop voor uw werknemer) en verstrekt (u koopt het goed en geeft de laptop aan uw werknemer) aan uw personeel, zijn deze kosten voor u in beginsel aftrekbaar van de winst.

De kosten zijn ook aftrekbaar als u ze onderbrengt in de werkkostenregeling. Maar wat nu als het gemengde kosten betreft, ofwel kosten met deels een privékarakter die daarom maar deels aftrekbaar zijn?

Gemengde kosten
Bij gemengde kosten gaat het om de kosten van voedsel, drank en genotmiddelen, representatiekosten en de kosten van congressen, seminars en dergelijke. Vanwege het gedeeltelijke privékarakter zijn deze kosten ook maar deels aftrekbaar.

Aftrek beperkt
De aftrek van deze kosten is voor ondernemers in de inkomstenbelasting beperkt tot 80%, voor ondernemingen in de vennootschapsbelasting tot 73,5%. Ondernemers kunnen er ook voor kiezen om, in plaats van een percentage, een vast bedrag niet in aftrek te brengen als dit voordeliger is.

Loonkosten 100% aftrekbaar
Loonkosten zijn in beginsel gewoon voor 100% aftrekbaar. Maar wat nu als deze loonkosten bestaan uit gemengde kosten, zoals een maaltijd?

Hof: belast, dan aftrekbaar
In een zaak die eerder speelde voor het gerechtshof Amsterdam oordeelde het hof dat loonkosten alleen 100% aftrekbaar zijn als er over dit loon daadwerkelijk belasting is betaald. Dat kan loonbelasting zijn indien de vergoeding als loon in aanmerking is genomen op de loonstrook van de werknemer. Maar het kan ook gaan om loon dat door de werkgever is aangewezen voor de werkkostenregeling en wordt belast met 80% eindheffing bij overschrijding van de vrije ruimte. In de betreffende zaak was dit beide niet het geval, omdat de kostenvergoedingen voor maaltijden van chauffeurs waren ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling en niet boven het forfait uitkwamen. Daarom was er geen belasting over betaald door de chauffeurs en dus waren de kosten maar beperkt aftrekbaar, aldus het hof.

Uitvoering in de knel?
De zaak is nog niet door de Hoge Raad beoordeeld, dus is het de vraag of het oordeel van het hof hier standhoudt. Het betekent namelijk wel een uitdaging voor de uitvoering, bijvoorbeeld in situaties waarbij zowel 100% aftrekbare kosten, zoals een kerstpakket, als beperkt aftrekbare kosten, zoals maaltijden, in de vrije ruimte zijn ondergebracht. Het is dan immers onduidelijk hoe de vrije ruimte aan de betreffende kosten moet worden toegerekend en tot welke beperking van de aftrek op de winst dit leidt.

Heeft u vragen over de aftrek van gemengde kosten in relatie tot loonkosten, neem dan contact met ons op.