Hoe zet ik mijn administratie op?

Het is belangrijk een goede administratie op te zetten en bij te houden. Niet alleen omdat u als ondernemer wettelijk verplicht bent om een goede administratie bij te houden en te bewaren. Het helpt u ook om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt en houdt u overzicht.

Administratie wil zeggen: alle gegevens over uw onderneming die u op papier (ook klad-aantekeningen) of elektronisch (bijvoorbeeld met de computer) vastlegt. Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is van groot belang. Niet alleen om aan uw wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook voor uw bedrijfsvoering. Begin daarom meteen met het opzetten van een administratie, zelfs als uw onderneming nog niet eens van start is gegaan.

Uw administratie vormt de basis van uw aangiften. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. In het uiterste geval zal de belastingdienst de administratie verwerpen (afkeuren) en zelf de omzet en winst vaststellen. Als u het niet eens bent met die berekening, dan zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'. Als u geen duidelijke overzichten hebt van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kunt u geen aanspraak maken op voordelige regelingen waar u als (startende) ondernemer recht op hebt.

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht de administratie 7 jaar te bewaren. Het gaat dan in ieder geval om basisgegevens als:

• de bank- en kasadministratie;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• het grootboek;
• de voorraadadministratie;
• de loonadministratie. 

Gegevens van een eigen pand moet u 10 jaar bewaren.