Maak optimaal gebruik van uw vaste onkostenvergoedingen

Binnen de werkkostenregeling (WKR) kunt u nog steeds vaste onkostenvergoedingen toekennen aan uw werknemers. Als u deze vaste onkostenvergoeding aanwijst als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte kan dit zelfs onbelast zolang het totaal aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen 1,2% van de totale fiscale loonsom (de vrije ruimte) niet overschrijdt. Overschrijdt u deze vrije ruimte wel, dan is het verstandig om de vaste onkostenvergoedingen tegen het licht te houden. Dit helpt u misschien niet met terugwerkende kracht maar kan u in de toekomst wel 80% belastingheffing besparen.

Vrije ruimte
Binnen de WKR kunt u vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Aangewezen vergoedingen en verstrekkingen zijn niet belast tot 1,2% van de totale fiscale loonsom. Daarboven vindt belastingheffing plaats tegen een eindheffingstarief van 80%.

Vaste onkostenvergoeding
Binnen de WKR kunt u nog steeds vaste onkostenvergoedingen toekennen. Bij aanwijzing van deze vaste onkostenvergoeding als eindheffingsbestanddeel komt deze vaste onkostenvergoeding in principe volledig ten laste van uw vrije ruimte.

Let op! U moet de vaste onkostenvergoeding wel aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Verzuimt u dit, dan wordt de vaste onkostenvergoeding individueel belast bij uw werknemer.

Door het aanwijzen van de volledige vaste onkostenvergoeding in de vrije ruimte wordt wellicht een groot gedeelte van deze vrije ruimte al gebruikt. En dat is jammer omdat een aantal gerichte vrijgestelde vergoedingen of vergoedingen voor intermediaire kosten mogelijk zijn binnen de vaste onkostenvergoedingen.

Tip: Als (een deel van) uw vaste onkostenvergoeding gericht vrijgesteld is of als intermediaire kosten niet tot het loon behoort, houdt u meer vrije ruimte over om onbelast vergoedingen en verstrekkingen te doen.

Om (een deel van) de vaste onkostenvergoeding als gerichte vrijstelling of intermediaire kosten te laten kwalificeren moet u echter wel aan een aantal voorwaarden voldoen:

• u moet aannemelijk maken dat tot bepaalde bedragen onkosten voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten worden gemaakt;
• u moet deze kostenposten nader specificeren (omschrijving, bedrag en soort vrijstelling of intermediaire kosten);
• u wijst de gerichte vrijstellingen aan als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte;
• u moet de kostenposten onderbouwen met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten (steekproef). Dit onderzoek moet opnieuw gedaan worden als de omstandigheden waarop de vergoedingen zijn gebaseerd, veranderen.

Tip: Bestond de vaste onkostenvergoeding al voordat u de WKR ging toepassen, dan hoeft u alleen een nieuw onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten te doen als de omstandigheden waarop de vergoedingen zijn gebaseerd, veranderen.

Steekproef
Het kan zeker de moeite lonen om een onderzoek te doen naar de werkelijk gemaakte kosten. Er is namelijk een flink aantal onkosten die onder een gerichte vrijstelling of intermediaire kosten valt. Te denken valt bijvoorbeeld aan:

• een vergoeding voor woon-werkverkeer a € 0,19 per kilometer (gerichte vrijstelling);
• een vergoeding voor het wassen van de auto van de zaak (intermediaire kosten);
• een vergoeding voor het internetgebruik thuis (gerichte vrijstelling: noodzakelijkheidscriterium);
• een vergoeding voor een mobiele telefoon (gerichte vrijstelling: noodzakelijkheidscriterium).

Overleg daarom met uw adviseur of een onderzoek vooraf naar de werkelijke gemaakte kosten in uw geval lonend is!