Personeelsuitjes en de werkkostenregeling

Bedrijfsuitjes en belastingen: hoe zit het ook al weer?
Heeft u rondom de feestdagen een bedrijfsuitje georganiseerd? Houd er dan rekening mee dat sinds 1 januari 2015 de WKR (werkkostenregeling) hierop van toepassing is. De WKR bepaalt dat werkgevers hun personeelsleden, tot een vastgesteld percentage van 1,2% van de totale loonsom, onbelast van vergoedingen en verstrekkingen mogen voorzien. Wat dat betekent voor uw kerstpakket, personeelsfeest en nieuwjaarsborrel leest u hier.

Werkkostenregeling
Vergoedingen en verstrekkingen worden fiscaal aangemerkt als loon. Voorbeelden van verstrekkingen zijn bedrijfsuitjes, een kerstpakket en een fiets van de zaak. De kosten daarvan vallen onder de WKR en zijn, zolang deze de vrije ruimte van 1,2% van de loonsom niet overschrijden, belastingvrij. Overschrijden de kosten de vrije ruimte, dan moet u als werkgever een eindheffing van 80% betalen over het bedrag van de overschrijding. Er zijn vergoedingen en verstrekkingen waarvoor een nihilwaardering geldt. Die hebben geen invloed op de vrije ruimte.

Kerstborrel op de werkplek
Organiseert u een kerstborrel op de werkplek, dan zijn de kosten van de hapjes en de drankjes onbelast. Hiervoor geldt de nihilwaardering. Uiteraard geldt voor een receptie of jubileumfeest op de werkplek hetzelfde. De kosten van maaltijden vallen niet onder de nihilwaardering. Voor maaltijden op de werkplek geldt een vaste waardering van € 3,20. Dat bedrag vormt loon voor uw werknemers. U kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon, waardoor het ten koste gaat van de vrije ruimte.

Kerstborrel elders
Organiseert u de kerstborrel buiten kantoor of bedrijf dan is de nihilwaardering niet van toepassing. De kosten van de hapjes en de drankjes kunnen dan ten laste van de vrije ruimte worden gebracht, mits die nog niet geheel is gebruikt. Overschrijdt het totaal van de kosten de vrije ruimte, dan krijgt u te maken met de eindheffing van 80% over het bedrag van de overschrijding.

Bedrijfsuitje op externe locatie
Hier is van belang of het uitstapje een overwegend zakelijk karakter heeft, of juist een overwegend feestelijk (consumptief) karakter. Tijdens een studiedag of dagje op de hei overheerst doorgaans het zakelijke karakter en kan de vrijstelling voor cursussen en congressen worden toegepast. Daarnaast kan de gerichte vrijstelling voor reis- en tijdelijke verblijfskosten worden toegepast. Dat betekent dat ook de reiskosten en eventuele kosten voor een overnachting niet ten laste van de vrije ruimte komen.

Feestelijk bedrijfsuitje op externe locatie
Organiseert u een nieuwjaarsborrel of gaat u paintballen, dan overheerst het consumptieve karakter. De kosten hiervan komen dan ten laste van de vrije ruimte. Dat geldt ook voor kosten verbonden aan de deelname van de partners van uw werknemers, tijdens het bedrijfsuitje.

Tip!  Wij raden u aan om in uw administratie de kosten van bedrijfsuitjes, personeelsfeesten en geschenken aan uw personeel uit te splitsen. U weet dan zeker dat u optimaal gebruik maakt van de gerichte vrijstellingen. Controleer ook of u de vrije ruimte wel volledig heeft benut.