Stappenplan werkkostenregeling

Bent u al over op de werkkostenregeling of maakt u nog gebruik van de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers? De afgelopen jaren heeft u nog mogen kiezen, maar dat is weldra voorbij. Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling definitief. Bent u nog niet overgestapt, dan moet u zich in de regelgeving gaan verdiepen, want de implementatie van de werkkostenregeling neemt al gauw enkele maanden in beslag.

Stappenplan
Met de volgende vier stappen helpen wij u alvast een stukje op weg:

1. Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen. Deze gegevens vindt u terug in uw boekhouding, het personeelshandboek, individuele arbeidscontracten en aanvullende arbeidsvoorwaarden.
2. Deel de kosten in: wat valt onder de vrije ruimte, vallen bepaalde vergoedingen of verstrekkingen onder de gerichte vrijstelling of is wellicht een nihilwaardering van toepassing?
3. Richt uw administratie in. Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers moet uit uw financiële administratie te halen zijn en dat betekent een aanpassing. Vaak staat in de financiële administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen. U moet dan alsnog de btw toevoegen. Het totale bedrag in uw financiële administratie aan vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen onder de werkkostenregeling moet te koppelen zijn aan het fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat) in uw loonadministratie.
4. Overleg op tijd met werknemers en indien aanwezig de ondernemingsraad. Het kan zijn dat u door de werkkostenregeling bestaande arbeidsvoorwaarden moet aanpassen. In de meeste gevallen is hiervoor toestemming nodig van uw werknemers. Sluit u een nieuw arbeidscontract af, houd dan alvast rekening met de komst van de werkkostenregeling.

Let op! De werkkostenregeling kent momenteel nog een aantal knelpunten en roept extra administratieve lasten op. Hoogstwaarschijnlijk volgt er binnen nu en een paar weken meer duidelijkheid over eventuele aanpassingen in de regeling per 2015. De kans dat de oude regels – naast de werkkostenregeling - nog een jaar langer blijven bestaan, is echter klein!