Werkkostenregeling 2020, de hoofdpunten

Vóór 1 april van het nieuwe jaar vindt de afrekening van de werkkostenregeling (WKR) voor het huidige jaar plaats. Weet u welke vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR vallen? En weet u tot welk bedrag u mag gaan? En wat er gebeurt als u het maximale bedrag overschrijdt? Uw adviseur leidt u door de wirwar van regelgeving.

Hoe zat het ook al weer?

Uitgangspunt in de WKR is dat alles wat u aan uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Uitzonderingen zijn vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden). Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. U vergoedt dan de kosten die uw werknemer voorschiet voor zaken die:

- tot het vermogen van uw bedrijf horen (uw werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor),
- specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (uw werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en u vergoedt deze kosten).

Ook verstrekkingen waarvoor uw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij aan een afgeschreven computer of bureau. Dit geldt ook voor producten uit uw eigen bedrijf, mits uw werknemer hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs inclusief btw betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.

Let op! Voor de WKR over 2020 is de gebruikelijke verkoopwaarde incl. btw bepalend voor de bijtelling.

Voor de toepassing van de WKR moeten de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen. Ze moeten zijn opgenomen in speciale grootboekrekeningen voor de WKR of worden bijgehouden in een overzicht waaruit blijkt wat uw werknemers gehad hebben en hoe u deze voordelen behandelt voor de WKR.

Vrije ruimte
Vanwege de corona-crisis mag u binnen de WKR in 2020 maximaal 3% belastingvrij over de eerste € 400.000 van de loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Deze dit wordt de "vrije ruimte" genoemd. Voor het bedrag boven € 400.000 blijft het huidige percentage van 1,2% gelden. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die u draagt en dus niet uw werknemers.

Tip! Over het bedrag dat aan de eindheffing van 80% is onderworpen, hoeft u geen premies volks- werknemers-verzekeringen, een werkgeversheffing Zvw of een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw te betalen.

Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen
Dit zijn gerichte vrijstellingen en deze gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Denk hierbij aan vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km), maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen en personeelskortingen tot 20% (met een maximum van € 500 per werknemer per jaar).

Let op! Een gerichte vrijstelling betekent dat zowel een vergoeding, verstrekking als terbeschikkingstelling onbelast kan. Is er sprake van een waarde lager dan nihil (de werknemer betaalt een bijdrage die hoger is dan de fiscale waarde), dan moet voor de WKR de waarde toch op nul gesteld worden.

Tip! Nieuw per 2020 is een gerichte vrijstelling voor verklaringen omtrent gedrag, waardoor ze onbelast blijven.
Keuzemogelijkheid

In beginsel worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikking-stellingen bij elk van uw werknemers als loon bij hen belast. U houdt dan loonbelasting en premies volks-verzekeringen in op het brutobedrag en u betaalt zelf nog de premies werknemers-verzekeringen. Alleen als u kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kunt u de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen en vindt, wanneer u de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij u plaats. Een eenmaal gemaakte keuze is definitief, behalve als er echt sprake is van een fout.

Tip! De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar vanuit dat u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling heeft aangewezen in de vrije ruimte als u deze niet regulier verloont bij uw werknemers. Dit moet na afloop van het kalenderjaar wel blijken uit uw administratie. Deze verwerking is vormvrij en kan plaatsvinden in de financiële administratie maar ook bijvoorbeeld in een apart Excelbestand.
Tip! U kunt een keuze ook gedeeltelijk maken. Als u uw werknemer een km-vergoeding van € 0,29 geeft, kunt u onbelast maar € 0,19 p/km geven. U geeft dan dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kunt u bijvoorbeeld € 0,05 p/km aanwijzen in de vrije ruimte, de andere € 0,05 p/km wordt dan tot het werknemersloon gerekend.

Let op! Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Die kunt u dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Zo horen de auto van de zaak, de dienstwoning en boetes altijd tot het loon van de werknemer.

Gebruikelijkheidstoets
De gebruikelijkheidstoets stelt dat als vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u onder wilt brengen in de WKR meer dan 30% afwijken van het geen normaal vergoed of verstrekt wordt, deze niet in de WKR kunnen worden ondergebracht. Voor gericht vrijgestelde zaken mag u wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.
Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, maar het moet ook gebruikelijk zijn dat uw werknemer deze belastingvrij van u krijgt en dat u de belasting via eindheffing voor uw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van uw werknemers voor uw rekening te nemen.
Tip! Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst als gebruikelijk beschouwd.

Hetgeen in de vrije ruimte valt of als eindheffingsloon telt moet redelijk zijn. Zo vindt de Belastingdienst het bijvoorbeeld niet redelijk dat de vergoeding van stagiaires in de vrije ruimte/eindheffing terecht komt.

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen
Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.

Let op! De 'werkplek' is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de werkgever de Arbowetgeving van toepassing is. De werkplek in de eigen woning van een van de werknemers is uitgezonderd.

Noodzakelijkheidscriterium
Voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geldt onder het noodzakelijkheidscriterium een gerichte vrijstelling. Met het noodzakelijkheids-criterium is een vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling gericht vrijgesteld als deze noodzakelijk is voor het werk. U hoeft dan ook geen rekening meer te houden met een privévoordeel van de werknemer.

Gerichte vrijstelling voor werkplek-gerelateerde voorzieningen
Voor geheel of gedeeltelijk op de werkplek te gebruiken arbovoorzieningen en hulpmiddelen geldt een gerichte vrijstelling. Vallen de hulpmiddelen niet onder een van de gerichte vrijstellingen dan moeten ze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.

Normbedragen
Er is een aantal normbedragen voor loon in natura. Denk hierbij aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals een werknemer die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont omdat hij dan ook slaapdiensten kan draaien (2020: € 5,60 per dag), maaltijden op de werkplek (2020: € 3,35) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).

Concernregeling
De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. Vereist is dat de moedermaatschappij voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).

Let op! In de aangifte WKR over 2020 kan de concernregeling voor een nadeel zorgen! De verhoging van de vrije ruimte naar 3% over de eerste € 400.0000 fiscale loonsom geldt dan namelijk maar één keer! Doen de verschillende werkgevers los aangifte, dan kan elk van hen dit verhoogde percentage toepassen.

Vaste kostenvergoeding
Onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. Maak dan een onderscheid tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. U mag deze onderbrengen in de WKR. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als u de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.

Jaarlijkse afrekening
Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor 2020 worden afgedragen bij de aangifte over het tweede tijdvak 2021, welke bij een maandaangifte eind maart 2021 moet worden ingediend en afgedragen.
Let op! Als de inhoudingsplicht eindigt, mag niet gewacht worden met afrekenen tot de aangifte van januari, maar moet worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.

Tot slot
Heeft u vragen over de toepassing van de diverse WKR-regels voor uw onderneming, neem dan gerust contact op met onze belastingadviseurs Marcel de Bree of Steven Heller U kunt ons telefonisch bereiken op 0161-431599.