Zorg voor registratie reiskostenvergoedingen

Als u als werkgever de zakelijke reiskosten van uw werknemers vergoedt, kan dit grotendeels onbelast. Daarvoor is wel vereist dat u de vergoedingen afdoende onderbouwt, anders riskeert u een naheffing met eventueel een boete.

Reiskosten
Zakelijke reiskosten van uw personeel kunt u veelal belastingvrij vergoeden. Voor reiskosten per auto geldt daarbij de bekende limiet van € 0,19 per kilometer.

Onderbouwing
U moet de door u verstrekte onbelaste reiskosten wel goed onderbouwen. Zo moet uit uw administratie zijn af te leiden voor welke reizen een bepaalde kostenvergoeding is bestemd. Voor de reiskosten in het kader van het woon-werkverkeer kunt u daarbij ook gebruikmaken van een forfaitaire regeling, de zogenaamde 128-dagenregeling.

Geen onderbouwing betekent naheffing
Enige tijd geleden kwam een zaak voor de rechtbank in Den Haag, waarbij een schoonmaakbedrijf de aan zijn werknemers betaalde reiskosten niet had onderbouwd. In totaal ging het om onbelaste betalingen ten bedrage van ruim € 150.000. Omdat de onderbouwing ontbrak, volgde een naheffing loonheffingen.

Te weinig cao-toeslag
De inspecteur was er bij de naheffingen vanuit gegaan dat de reiskostenvergoedingen een compensatie vormden voor de onbetaalde cao-toeslagen waarop de schoonmakers recht hadden. Via deze route werd de toeslag onbelast uitbetaald.

Of de cao-toeslagen al dan niet in het loon waren inbegrepen, kon volgens de rechtbank in het midden blijven. Van belang was dat de reiskosten niet waren onderbouwd en daarom ook niet onbelast mochten worden uitbetaald. Ook ontbrak de steekproef die een werkgever moet uitvoeren als hij een vaste vergoeding onbelast wil uitbetalen. Via deze steekproef kan worden aangetoond dat een vergoeding terecht onbelast kan blijven.