Werkgevers, eindejaarstips 2015

Hier treft u de eindejaarstips 2015 aan specifeik voor werkgevers

1. Benut uw vrije ruimte optimaal

Vanaf 1 januari 2015 past u verplicht de werkkostenregeling toe. Binnen de werkkostenregeling zijn aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet belast tot 1,2% van de totale fiscale loonsom (de vrije ruimte). Daarboven betaalt u 80% belasting. Heeft u nog voldoende vrije ruimte over, benut deze dan voor het einde van het jaar optimaal voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers.

Tip:
Het is niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2015 over is door te schuiven naar 2016. Maar als u vrije ruimte over heeft, kunt u wel uw werknemers dit jaar nog een aantal belastingvrije vergoedingen of verstrekkingen geven.

2. Houd rekening met het gebruikelijkheidscriterium

Het gebruikelijkheidscriterium legt een beperking op aan de vergoedingen en verstrekkingen die u onder kunt brengen in de vrije ruimte. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat uw vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt.

Gelukkig heeft de Belastingdienst een doelmatigheidsmarge gegeven: vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk. Blijft u binnen deze marge, dan kunt u dus zonder problemen binnen het resterende deel van uw vrije ruimte een onbelaste vergoeding of verstrekking geven.

Tip:
Maak gebruik van de doelmatigheidsmarge van € 2.400. U krijgt dan geen discussie met de Belastingdienst over de gebruikelijkheid.

Let op!

Het gebruikelijkheidscriterium wordt waarschijnlijk volgend jaar aangescherpt. Dat geldt niet voor de doelmatigheidsmarge.

3. Vier kerst dit jaar eens anders met uw personeel

Door slim te schuiven met uw vergoedingen en verstrekkingen kunt u optimaal gebruikmaken van uw vrije ruimte. Zo kunt u bijvoorbeeld bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte in plaats van een kerstpakket besluiten om een nieuwjaarsgeschenk te geven. Of de kerstborrel buiten de deur vervangen door een nieuwjaarsborrel buiten de deur. En het bedrijfsfeestje is misschien begin 2016 net zo gezellig als eind 2015. Omdat deze verstrekkingen dan in 2016 plaatsvinden, komen ze ook ten laste van de vrije ruimte in 2016.

Let op!

Bedenk wel dat schuiven alleen zin heeft als u ook in 2016 niet met dezelfde dreigende overschrijding van de vrije ruimte te maken krijgt.

Daarnaast kunt u bepaalde vergoedingen of verstrekkingen wellicht anders inrichten. De kerstborrel buiten de deur is met wat aankleding misschien wel net zo gezellig in uw bedrijfspand. En het scheelt u straks misschien wel 80% belastingheffing. Buiten de deur komt de kerstborrel bij aanwijzing immers ten laste van de vrije ruimte, terwijl de borrel binnenshuis op nihil is gewaardeerd.

Let op!

Gaat de borrel binnenshuis gepaard met een maaltijd, dan komt voor de maaltijd wel het forfaitaire bedrag van € 3,20 per werknemer ten laste van de vrije ruimte. Dit is echter altijd beduidend minder dan de werkelijke waarde van een maaltijd buiten de deur die anders ten laste van uw vrije ruimte was gekomen.

4. Maak gebruik van de concernregeling

Bij overschrijding van de vrije ruimte biedt de concernregeling mogelijk een oplossing voor bv's, nv's en stichtingen. Door de concernregeling ontstaat een collectieve vrije ruimte. Dit heeft als voordeel dat een tekort in vrije ruimte bij het ene concernonderdeel gecompenseerd kan worden door een overschot bij een ander concernonderdeel.

Let op!

De concernregeling kan alleen worden toegepast bij een belang van minimaal 95%.

5. Wijs uw vergoedingen en verstrekkingen vooraf aan

De werkkostenregeling brengt ook bepaalde administratieve verplichtingen met zich mee. Niet voldoen aan deze verplichtingen kan leiden tot onverwachte belastinggevolgen. Om gebruik te kunnen maken van uw vrije ruimte, moet u de vergoedingen en verstrekkingen bijvoorbeeld vooraf aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in deze vrije ruimte. Doet u dat niet, dan worden deze vergoedingen en verstrekkingen individueel belast bij uw werknemers. De te betalen belasting is dan afhankelijk van de hoogte van het loon van de werknemer en kan oplopen tot 108,30% als u de belasting niet verhaalt op de werknemer.

Let op!

Ook gerichte vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen moet u aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Doet u dit niet, dan loopt u de kans om in plaats van 0% belasting tot 108,30% te moeten betalen.

De manier van aanwijzen is niet wettelijk voorgeschreven. Aanwijzen kan bijvoorbeeld blijken uit de cao, een personeelsreglement, een arbeidsovereenkomst of anderszins. De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar van uit dat sprake is van een aanwijzing in de vrije ruimte als u een vergoeding of verstrekking niet individueel heeft belast bij uw werknemer.

Let op!

Dit geldt niet als de Belastingdienst meent dat u door een vergissing de vergoeding of verstrekking niet individueel heeft belast of als niet voldaan wordt aan het gebruikelijkheidscriterium.

6. Zorg dat uw administratie WKR-proof is

Aan het eind van het jaar moet uw administratie tonen welke vergoedingen en verstrekkingen zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. De wijze van verwerking is wettelijk niet voorgeschreven. Dat betekent dat u dit intracomptabel (in uw financiële administratie), maar ook extracomptabel (bijvoorbeeld in een apart Excelbestand) kunt doen. Niet verwerken is echter geen optie. De kans bestaat dat de Belastingdienst in dat geval de vergoedingen en verstrekkingen, ook als sprake is van een gerichte vrijstelling, individueel belast bij uw werknemers.

Tip:
Zorg dat uw administratie op tijd WKR-proof is.

7. Beoordeel de mogelijkheden van uw vaste onkostenvergoedingen

Binnen de werkkostenregeling (WKR) kunt u nog steeds vaste onkostenvergoedingen toekennen aan uw werknemers. Als u deze vaste onkostenvergoeding aanwijst als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte kan dit zelfs onbelast, zolang het totaal aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de vrije ruimte niet overschrijdt. Overschrijdt u deze vrije ruimte wel, dan is het verstandig om de vaste onkostenvergoedingen tegen het licht te houden. Dit helpt u misschien niet met terugwerkende kracht, maar kan u in de toekomst wel 80% belastingheffing besparen.

Let op!

U moet de vaste onkostenvergoeding wel aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Verzuimt u dit, dan wordt de vaste onkostenvergoeding individueel belast bij uw werknemer.

Door het aanwijzen van de volledige vaste onkostenvergoeding in de vrije ruimte wordt wellicht een groot gedeelte van deze vrije ruimte al gebruikt. En dat is jammer, omdat wellicht een aantal gerichte vrijgestelde vergoedingen of vergoedingen voor intermediaire kosten mogelijk is binnen de vaste onkostenvergoedingen.

Tip:
Als (een deel van) uw vaste onkostenvergoeding gericht vrijgesteld is of als intermediaire kosten niet tot het loon behoort, houdt u meer vrije ruimte over om onbelast vergoedingen en verstrekkingen te doen.

Beoordeel daarom of binnen uw vaste onkostenvergoeding nog mogelijkheden zijn voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten. Denk bijvoorbeeld aan:

een vergoeding voor woon-werkverkeer à € 0,19 per kilometer (gerichte vrijstelling);een vergoeding voor het wassen van de auto van de zaak (intermediaire kosten);een vergoeding voor het internetgebruik thuis (gerichte vrijstelling: noodzakelijkheidscriterium);een vergoeding voor een mobiele telefoon (gerichte vrijstelling: noodzakelijkheidscriterium).

Heeft u mogelijkheden, dan is het goed om te weten dat er nog een aantal nadere voorwaarden geldt. Een van de belangrijkste is dat u vooraf een onderzoek moet doen naar de werkelijk gemaakte kosten (een steekproef).

Onze belastingadviseurs kunnen u hierover nader informeren.

8. Neem oudere werknemers in dienst

Doordat een aantal drempels wordt weggehaald per 1 januari 2016, wordt het voor u aantrekkelijker en gemakkelijker om een AOW-gerechtigde werknemer in dienst te houden of te nemen. Zo gaan per 1 januari 2016 onder meer de volgende regels gelden:

De opzegtermijn bij het opzeggen van de arbeidsovereenkomst met de AOW-gerechtigde werknemer is beperkt tot één maand. Voor andere werknemers geldt – afhankelijk van de duur van het dienstverband – een opzegtermijn van één tot vier maanden.Bij ziekte geldt een loondoorbetalingsplicht van dertien weken in plaats van maximaal twee jaar. Mogelijk gaat deze loondoorbetalingsplicht bij ziekte van de AOW-gerechtigde werknemer in de toekomst verder terug naar zes weken.Er gelden voor u minder re-integratieverplichtingen bij ziekte van de doorwerkende AOW'er.Het aantal tijdelijke contracten met een AOW-gerechtigde werknemer wordt verruimd. Bij cao kan worden bepaald dat na maximaal zes contracten of na maximaal 48 maanden een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd ontstaat.U hoeft niet in te gaan op een verzoek van de AOW-gerechtigde werknemer voor uitbreiding (of vermindering) van zijn aantal te werken uren.

Let op!

U krijgt ook te maken met nieuwe verplichtingen. Zo heeft de doorwerkende AOW'er recht op minimaal het minimumloon of een hoger loon als dit bij cao is bepaald. Bij reorganisatie bent u verplicht eerst uw AOW-gerechtigde werknemer te ontslaan. Dit gold al in de private sector, maar gaat nu ook gelden in de publieke sector.

Tip:
U krijgt ook te maken met nieuwe verplichtingen. Zo heeft de doorwerkende AOW'er recht op minimaal het minimumloon of een hoger loon als dit bij cao is bepaald. Bij reorganisatie bent u verplicht eerst uw AOW-gerechtigde werknemer te ontslaan. Dit gold al in de private sector, maar gaat nu ook gelden in de publieke sector.

9. Houd rekening met transitiekosten

Per 1 juli 2015 heeft u te maken met de transitievergoeding. Kort gezegd heeft iedere werknemer die twee jaar of langer bij u heeft gewerkt en waarbij u het initiatief heeft genomen tot het beëindigen dan wel niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst, recht op deze vergoeding. De hoogte van de transitievergoeding hangt af van het aantal jaren dat de werknemer bij u in dienst is geweest en bedraagt maximaal € 75.000 bruto dan wel een jaarsalaris als uw werknemer meer dan € 75.000 bruto verdiende.

Tip:
De transitievergoeding geldt ook voor de tijdelijke werknemer die minstens twee jaar bij u heeft gewerkt en van wie het contract op uw initiatief niet wordt voortgezet. Inventariseer daarom alle tijdelijke contracten, zodat u goed in beeld heeft aan welke werknemers u straks eventueel een transitievergoeding verschuldigd bent. Gezien de transitievergoeding is het aangaan van tijdelijke contracten met een totale duur van minimaal twee jaar wellicht ongewenst.

Let op!

Bepaalde kosten mag u van de transitievergoeding aftrekken. Het gaat om zogenoemde transitie- en inzetbaarheidskosten. Uw werknemer moet nog wel voordat transitie- of inzetbaarheidskosten worden gemaakt, schriftelijk instemmen met het in mindering brengen van dergelijke kosten op de transitievergoeding. Zorg ervoor dat u dit nu al regelt door dit bijvoorbeeld vast te leggen in een studieovereenkomst. Schriftelijke instemming is niet nodig als over de aftrekbaarheid van kosten afspraken zijn gemaakt met vakbonden of met de ondernemingsraad en u hieraan gebonden bent.

10. Loonadministratie op orde?

Door de invoering van de WAS (Wet Aanpak Schijnconstructies) moet u vanaf 1 januari 2016 rekening houden met nieuwe maatregelen. Bent u daar al op voorbereid?

• Op de loonstrook moet u ook kostenvergoedingen specificeren die onderdeel zijn van het loon. Uit de specificatie moet duidelijk zijn waarvoor de kostenvergoeding is bedoeld.

• Het minimumloon moet giraal worden uitbetaald. Het meerdere mag contant worden uitbetaald.

• Verrekeningen met en inhoudingen op het wettelijk minimumloon zijn niet meer toegestaan, tenzij het een voorschot betreft en dit van tevoren is afgestemd met de werknemer.

11. Controleer de gedifferentieerde premie Wkh

Heeft u personeel in dienst dat is verzekerd voor de werknemersverzekeringen? Dan ontvangt u binnenkort een brief van de Belastingdienst met daarin uw percentage voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk). Controleer of deze gegevens juist zijn. Het percentage voor de gedifferentieerde premie Whk heeft u nodig voor uw aangifte loonheffingen.

12. Veranderingen op komst in personeelslening eigen woning

Verstrekt u aan uw werknemers een personeelslening eigen woning, houd dan rekening met veranderingen. Nu geldt nog een nihilwaardering voor een eventueel rentevoordeel dat ontstaat bij een dergelijke lening, omdat uw werknemer u minder rente betaalt dan dat hij kwijt zou zijn bij een andere kredietverlener. Die nihilwaardering van het rentevoordeel van de personeelslening eigen woning wordt afgeschaft per 1 januari 2016. In plaats daarvan wordt het rentevoordeel dan tot het belastbaar loon van uw werknemer gerekend. Dit voordeel is 'loon in natura' waarover u loonheffingen moet berekenen. Uw werknemer kan het belastbare rentevoordeel vervolgens in aftrek brengen binnen de eigenwoningregeling in de inkomstenbelasting.

Let op!

U mag het eigenwoningrentevoordeel volgend jaar ook niet aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de werkkostenregeling.

Terug naar overzicht alle eindejaarstips 2015